Veel mensen gaan door hun (werk)dag heen zonder dat ze alles gedaan krijgen wat ze zouden willen doen. Dat komt omdat er van alles tussendoor komt, wat belangrijk lijkt, of waarvan anderen willen dat ze gedaan worden, bij voorkeur nu. Waardoor je geplande werk wel eens kan blijven liggen. Door te leren prioriteiten te stellen, zorg je dat je meer belangrijk werk gedaan krijgt. En vooral ook dat minder belangrijke zaken geen kostbare tijd meer opslokken. Wil je weten hoe je dat doet? Wij hebben 5 tips voor je op te leren prioriteiten te stellen.
1. Niet alles is even belangrijk
Stap 1 in het bepalen van prioriteiten, is vast te stellen hoe belangrijk een taak, verzoek of opdracht is. Draagt het bij aan jouw doelen, hoort het tot jouw takenpakket? Is het antwoord nee, dan is het dus niet belangrijk en hoort het niet bovenaan op jouw to do lijstje. Dit zijn dingen die kunnen wachten tot het moment dat je er daadwerkelijk tijd voor hebt.
2. Als het nu niet gedaan wordt, wat gebeurt er dan?
Heb je bepaald dat de taak belangrijk is? Dan is het tijd om te bepalen wat er gebeurt als je het niet direct uitvoert. Zijn er negatieve gevolgen als je het nu niet doet? Dan mag deze taak met voorrang hoog op je to do lijst. Zijn er geen negatieve gevolgen als je het nu niet direct doet, en zijn er zaken die wat dat betreft voorrang zouden moeten krijgen? Dan mag het lager op je lijstje gezet worden.
Vind je dit lastig? In een training time management leer je hoe je zelf bepaalt wat belangrijk is en spoed heeft, en wat vooral ook niet.
3. Jij bepaalt jouw agenda
Binnen de kaders van je functie-omschrijving, ben jij leidend als het gaat om jouw agenda. Natuurlijk kan er van bovenaf altijd verzocht worden om zaken prioriteit te geven, maar vooral voor (naaste) collega’s geldt dat zij niet jouw tijd in moeten gaan delen. En dat betekent ook dat je best eens nee mag zeggen.
Wist je dat prioriteiten stellen niet meer dan 10 minuten per dag hoeft te kosten? Doe het een dag van tevoren en je begint de volgende dag relaxed aan je (werk)dag.
4. Maak van andermans probleem niet jouw probleem
Heeft iemand jou nodig voor iets en komt hij/zij daar op het laatste moment mee aanzetten? Laat je dan niet direct meevoeren in de stress van de ander. Vooral als diegene al veel langer wist dat jij iets zou moeten doen, hoef jij niet alles uit je handen te laten vallen als ze dat ‘vergeten’ zijn aan te geven. Ook hier geldt uiteraard weer: is het belangrijk, draagt het bij aan je doelen en zijn er negatieve gevolgen als je het niet direct doet? Dan kan het zeker prioriteit krijgen, maar dat is wel aan jou om dat te bepalen!
5. Maak ruimte voor spoedgevallen
Weet je dat er in jouw werk altijd sprake is van ‘spoedgevallen’? Plan daarvoor dan standaard ruimte in je agenda. Zo heb je altijd tijd om iets op te pakken, en heb je die tijd niet nodig, dan kun je iets gaan doen wat verder onderaan je prioriteitenlijstje staat. Een win-win situatie dus!
